График работы оформление образец. График работы: образец и правила заполнения

Каждый день по всей стране открываются новые магазины, предприятия и прочие организации. Многие из них конечно же имеют офисы. Обязательным атрибутом офиса является табличка режима работы организации, чтобы клиенты не были в замешательстве, почему дверь закрыта и когда нужно вернуться, чтобы застать продавца или менеджера.

Информацию об организации чаще всего дублируют снаружи рядом с входом в здание в виде «фасадной вывески» в терминах закона, а затем и непосредственно на входных дверях в помещение офиса в виде «информационной таблички» с режимом работы. Количество такие табличек должно соответствовать количество входов для населения.

Процесс изготовление таблички режима работы магазина или другого учреждения, работающего с населением, начинается с создания её макета. В статье рассмотрим основных технические моменты подготовки макета, основные правила оформления, на которые следует обратить внимание. Также в конце статьи вы найдете несколько образцов информационных табличек в формате PSD и Word. Они подойдут как для ИП, так и для ООО.

Итак, если вы решили подготовить макет для типографии самостоятельно, то нужно иметь ввиду следующие нюансы. Законом определены требования к содержанию, формату и размещению табличек. Выделим те требования, которые напрямую относятся к макету.

Что должно быть на табличке режим работы?

Поскольку регистрации табличка не подлежит, то и жестких требований насчёт содержания практически нет. Важно лишь, чтобы она содержала:

• сведения об организационно-правовой форме и названии организации;
• часы работы магазина, производственного предприятия и т.п.

Также на табличке могут быть размещены товарный знак, юридический адрес и номера телефонов для связи.

Каких размеров должна быть информационная табличка режима работы?

Площадь должна составлять от 0,15 до 0,7 кв. м. При этом размер не должен превышать по длине 60 см и по ширине 40 см. Также предъявляются особые требования к высоте букв - они должны быть не менее 2 см.

Требования к печати

Если вывеска и на ней будут содержаться сложные графические элементы, такие как логотип, товарный знак, нестандартные шрифты и т.п., то макет стоит подготавливать в профессиональных редакторах, таких как Фотошоп или Иллюстратор.

• Предпочтительный формат макета - векторный в кривых (например, AI). Допустимый формат - растровый (например, в PSD). Минимальное разрешение макета при этом должно составлять не менее 300 dpi.
• Цветовая палитра должна быть CMYK.

Все представленные ниже макеты сделаны для полноцветной печати на самоклеющейся пленке (толщиной 3 мм или 5 мм) с последующим нанесением на листовую основу из ПВХ или пенокартона. Для гравировки на стекле, металле и других более экзотических вариантов такие макеты не подойдут.

Как перевести цвета из RBG в CMYK?

При печати некоторые цвета могут получиться не совсем такими, как они выглядят на мониторе, поскольку перед подготовкой к печати производится конвертация в цветовую палитру CMYK. Эта палитра несколько скуднее, чем палитра RGB, поэтому порой цвета оказываются не такими насыщенными. Чтобы избежать таких проблем рекомендуется самостоятельно сконвертировать макет в CMYK цвета. При этом каждому элементу макета можно назначить свой цвет, ориентируясь на бумажные палитры цветов, тем самым точно знать какого цвета будет тот или иной элемент.

В Фотошопе конвертация выполняется всего в 4 шага. В основном меню выберем пункт «Редактирование», в выпадающем подменю «Преобразовать в профиль…».

В открывшемся модальном окне в поле «Профиль» следует выбрать значение «Заказной CMYK».

В секции «Характеристики красок» в окне настройки профиля параметр «Растискивание» устанавливаем в значение 12%, а в параметрах цветоделения «Сожержание чёрного» ограничиваем 80%.

Наконец, остаётся убедиться, что галка «Использовать компенсацию точки чёрного» включена, и нажимаем «OK».

Скачать образец таблички режима работы в Word

Сделать табличку режима работы для магазина проще всего в Word. Для этого не требуется специальных знаний, любой пользователь сможет «сварганить» такой макет достаточно быстро. А чтобы выполнить задачу ещё быстрее, ниже вы можете бесплатно скачать несколько образцов, которые остаётся лишь немного подправить под себя.

Работы довольно распространен и обусловлен особенностями деятельности предприятия. Каков его образец, как правильно составить график работы по 12 часов? В этой статье можно найти исчерпывающую информацию на данную тему.

Необходимость сменного графика на предприятии

Производство бывает нельзя останавливать, иначе это может привести к непредсказуемым обстоятельствам. Для этого необходимо устанавливать график работы сотрудников по , так как одного человека нельзя задействовать круглосуточно, иначе будут нарушены его права. Сбои в работе тоже могут привести к поломке оборудования или к невыполнению производственного задания.

Такими графиками пользуются:

• медицинские учреждения;
• подразделения пожарной охраны;
• котельные;
• железнодорожные и транспортные организации;
• авиакомпании;
• иные.

Все перечисленные службы и предприятия осуществляют свою деятельность непрерывно, а при нарушении этого цикла может случиться непредсказуемое.

Необходимость графика

График сменности — это один из важных документов, составляемый организацией. Это основание для начисления и учета рабочего времени сотрудников. Хотя основным документом он не является, но имеет силу учета.

Стоит также принять во внимание, что если работа осуществляется непрерывно, она может проверяться инспекционными органами. А отсутствие графика может стать причиной для наложения дисциплинарного взыскания.

Количество сменности напрямую зависимо от особенностей предприятия. Смен может быть организовано от одной до четырех, если это позволяют штаты. Причем работники в каждой смене могут работать от 3 до 12 часов в сутки.

Сколько человек одновременно могут работать, решается в индивидуальном порядке. Главное, чтобы при организации работы в ночное время суток не допускать, чтобы работал один человек.

Как вопрос регулируется законодательством

Положения о рабочем времени в законодательстве

В трудовом кодексе имеется информация относительно составления графика. Все расписано довольно понятно, но при этом следует уделить внимание некоторым вопросам:

1. Длительность времени в течение недели не должна превысить показатель 40 часов.
2. Должен быть обеспечен перерыв на обед, продолжительность которого должна составляет не менее 30 минут.
3. должно составлять не менее 42 часов.
4. В обязанности работодателя входит выдать задание и контролировать выполнение.
5. Если необходимо разрабатывать для каждой организационной структуры на предприятии отдельные графики работы, то продолжительность смены тоже может изменяться. Если время работы выпадает на ночь, то и смена автоматически уменьшается на час.
6. При составлении графика следует принимать во внимание нормы ТК РФ, чтобы не были нарушены права работников при выплате зарплаты и оплате больничных листов.

Многие считают, что графиком работы по сменам является время работы одни сутки через двое или трое суток, но тем не менее это совершенно не так. Некоторое количество сотрудников, осуществляющих свою деятельность в течение дня, а затем меняющих их иными трудится в режиме, существующем на предприятии, но работа в таких условиях не предполагает разработки графика.

Плата за труд

При расчете платы за труд при сменном графике не нужно придерживаться стандартных рамок. Общее количество затрачиваемых на работу часов отлично от норматива, притом часов может быть больше или меньше положенного. То есть получается как недоработка, так и переработка.

Чтобы избежать возникновения ошибок при начислениях заработной платы, необходимо проводить сверку данных с нормой относительно отработанных часов. Если обнаружится, что была допущена переработка, то нужно пересчитать часы и обязательно оформить доплату за фактически отработанное время.

При работе по графику в плата за труд производится как за обычный день, а при работе в официально установленные праздничные дни работнику выплачивается заработная плата с повышенным тарифом, как правило, в двойном размере.

Как закрепляется порядок труда

В каких документах закреплен сменный график

При необходимости ввести сменный график работы следует эти сведения отразить в нормах трудового распорядка, то есть прописать в локальном акте предприятия. При наличии в организации профсоюза стоит согласовывать данное действие с его представителями, только при получении мотивированного мнения можно ввести данное положение в действие.

В тоже необходимо указать данные о применении сменного графика.

Чтобы было все узаконено, требуется оформить трудовые соглашения с работниками и обязательно подписать обеими сторонами. В соглашениях указать количество часов и иную информацию, касающуюся графика работы по сменам.

Руководитель, как правило, поручает подготовку документа работнику отдела кадров или иному специалисту. Главное, чтобы не было возникновения вопросов по неисполнению трудового законодательства.

Как формируется сменный график

Разработанный график необходимо утвердить распорядительным документом по предприятию. В нем необходимо отразить, на какой период он действует, кто отвечает за создание, а также иные данные.

1. В левом верхнем углу прописывается наименование организации, далее слово «Приказ №»
2. По центру, ниже, слово «Приказываю»
3. После приказная часть:

«Обеспечить разработку и согласование с профсоюзом график работы к 04.12.2015 кадровику Е.А. Сюткиной

Инженеру по организации труда Е.Л. Башковой провести ознакомление с документом работников в срок 06.12.2015.

Контроль за выполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Е.В. Протопопову.»

1. Подпись руководителя.

С документом в обязательном порядке ознакомляют работников, чья деятельность связана со сменной работой, при этом дату и подпись подставить необходимо. После этого необходимо заняться подготовкой непосредственного графика. На подготовку дается 30 рабочих дней до наступления смены.

С графиком тоже должны ознакомить каждого работника под личную подпись, это и будет свидетельствовать о том, что работник согласен выполнять работы в данном режиме. После того как график будет утвержден, согласован и с ним ознакомятся все работники, он будет обязательным к исполнению документом.

График может быть подготовлен на любой временной период, это может быть указано в нормативной документации.

Замена в графике

Как замена отражается в графике

Что-либо менять в утвержденном документе нельзя, однако если существует острая необходимость, то нужно при этом соблюдать некоторые правила. Если работодатель вынужден поменять информацию в графике, то он обязательно должен получить согласие работников в письменной форме, иначе его действия будут считаться противозаконными.

Если у кого-либо из сотрудников случились непредвиденные обстоятельства, то они должны заранее написать на имя руководителя , в котором обязательно указать просьбу, причем обращение должно быть мотивированным. Сотрудники, которые работают с работником, совместно должны быть проинформированы о данном факте. Если консенсус был достигнут, то в график вносятся изменения.

Однако на практике встречаются и такие ситуации, когда работники меняются сами по себе, будучи на сменах, не извещая при этом непосредственного руководителя. Это категорически не допускается, так как могут возникнуть непредсказуемые обстоятельства:

С работником произошел несчастный случай, а он в это время не должен быть на работе, что затруднит процесс расследования, и, конечно, вина, прежде всего, будет на его руководителе, который не был в курсе дел. Возникнут трудности при подготовке табеля учета рабочего времени, а также при расчете заработной платы.

Если случай, когда работник заменил иного сотрудника по работе, не согласовав с руководством, был отмечен, то руководитель имеет полное право наложить дисциплинарное наказание, если подобные случаи встречались неоднократно, то последний может даже уволить подчиненного.

Нюансы при формировании графика

Официально утвержденной формы графика не существует, поэтому на каждом предприятии устанавливается своя форма, последняя может быть утверждена распорядительным документом. Но, главное, при составлении учитывать следующие сведения:

• коды и реквизиты организационной структуры;
• когда был подготовлен график;
• место подготовки графика;
• сам документ.

Бланк заверяется заинтересованными лицами, в том числе работодателем и руководителем подразделения, а также тем, кем он был составлен. Причем его можно заверить печатью предприятия.

Он может быть написан собственноручно либо набран на компьютере, 11 формата достаточно при оформлении.

Графики сменности, разработанные на предприятии, подлежат обязательной регистрации по делопроизводству. Когда все этапы разработки, утверждения и ознакомления пройдены, то их необходимо передать в кадровый отдел.

Обеспечивается в отдельной папке в общей подшивке. Обычно срок хранения предусматривается не более 5 лет, а после графики уничтожаются по акту.

Образец составления графика

При подготовке бланка следует выполнить разделение на три части:

1. В первой части прописывается название документа, дата составления, номер по делопроизводству, период составления. Необходимо оставить место для подписи руководителя об утверждении графика.
2. Вторая часть. Обычно используется табличная форма, то есть прописываются фамилия и инициалы работника, число, номер смены, данные о . Можно добавить табельный номер сотрудника.
3. Далее, нужно оставить место для ознакомления сотрудников для подписи, указать продолжительность рабочих смен, сколько работников трудится одновременно, а также условные обозначения для того, чтобы график можно было легко заполнять и читать.

Грамотное составление документа потребуется при начислении заработной платы и проставлении отметок в табельном учете времени.

Как создать график работы в Excel, смотрите в этом видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой

График работы сотрудников — пример

Работа по сменам применяется, когда время производственного процесса больше, чем допустимое время работы отдельных сотрудников, и когда необходимость работать без перерыва вызвана спецификой оборудования, продукции или услуг (например, чугунолитейный завод, автозаправка и т. д.).

Чаще всего используется график 2/2 или 3/3. Принципы, которые следует учитывать при распределении смен:

• Если рабочий день составляет двенадцать часов, то работнику нельзя поставить более сорока рабочих часов в неделю. При этом время непрерывного отдыха не может быть меньше сорока двух часов в неделю.
• Продолжительность ночной смены на час меньше, чем дневной.
• За ночные часы дают надбавку.
• Перед нерабочим смена становится на час меньше или этот час оплачивается по двойному тарифу.
• Запрещено ставить подряд две смены. Смена может быть продлена только в аварийной ситуации.
• Если смена продолжается двадцать четыре часа, то необходимо предоставить работнику отдых такой же продолжительности или более.
• Закон не устанавливает максимальную длительность смены для всех сотрудников, только для отдельных категорий (например, железнодорожники, плавсостав на кораблях и т. д.).
• При трехсменном режиме работы смены чередуют каждую неделю.
• Каждый сотрудник должен отработать одинаковое количество часов за одно и то же время.
• Если большая половина смены приходится на ночное время, она должна быть сокращена на один час.

Как составить сменный график и что учесть при оплате

Процедура составления графика:

1. выбрать учетный период - месяц/квартал/несколько месяцев/год (не может быть больше года);
2. вычислить, сколько времени необходимо на обслуживание рабочего места;
3. написать норму рабочих часов для всех сотрудников (для каждого по отдельности, если она отличается в зависимости от специальности);
4. рассчитать количество работников на рабочее место и численность всего штата.

Например, нужно организовать круглосуточную службу для приема телефонных звонков о предоставлении неотложной медицинской помощи. Проставляется учетный период, равный году. Время обслуживания рабочего места: 365 дней х 24 ч = 8760 ч.

Чтобы рассчитать количество человек, которые должны работать на этом месте, количество рабочих часов в неделю (40) умножается на число недель в году (52); затем 8760 ч. делят на полученный результат. 8760 ч. : (40 ч. х 52 нед.) = 4,8. Это значит, что работодатель должен принять на работу пять человек с неполной ставкой или четыре человека, на которых распределяется по несколько добавочных часов к полной ставке. важно учесть следующее:

• Все часы работы сверх нормы за учетный период считаются сверхурочными и соответственно оплачиваются.
• Ни один сотрудник не должен иметь больше 120 сверхурочных часов в год. Если смена приходится на нерабочий праздничный день, то он оплачивается по повышенному тарифу.
• Если смена выпадает на праздник, то за нее предоставляют плату в двойном размере или (по желанию работника и с разрешения руководителя) обычную плату и один день отдыха, не входящий .
• Дни, проведенные на больничном, вычитаются из нормы рабочего времени сотрудника без каких-либо отработок.
• Перерывы на обед и отдых не оплачиваются.

Скользящий и недельный режимы

График работы сотрудников может быть скользящим

В случае использования скользящего графика отмечается начало рабочего дня по факту выхода на рабочее место (например, автобус отправляется в рейс) и конец рабочего дня, когда была выполнена поставленная задача (автобус добрался до места назначения).

Со второго момента отсчитывается время, положенное на отдых, затем снова фиксируется время начала и конца выполнения рабочих . Даты выходных даются приблизительно, с уточнением по факту получения.

Каждый работник имеет свой индивидуальный скользящий график, отражающий непредвиденные задержки, поломки и другие обстоятельства. Недельный график привлекателен тем, что не требуется постоянно находиться на рабочем месте.

Среди его преимуществ возможность трудиться в удобное для себя время, улучшенные показатели работы и общего состоянии сотрудников, как физического, так и эмоционального. В этом случае акцент делается на факт выполнения работы, а не на количество часов, проведенное за ней. Норма часов проставляется, исходя их того, сколько приблизительно времени может быть затрачено на определенное задание. Также учитывается время, необходимое для отдыха и восстановления сил.

Недельный график хорошо подходит для тех, кто работает с заказами клиентов: агентов по работе с недвижимостью, курьеров, менеджеров, бухгалтеров, нанятых обслуживать небольшие компании, переводчиков и др.

Итак, график работы подбирается таким образом, чтобы отвечать потребностям производственного процесса и способствовать эффективному использованию труда. Он обеспечивает равномерность нагрузки, смену труда и отдыха для работников и защищает их здоровье.

Особенности составления графика отпусков — находим ответ в видеоматериале:

Рабочий график - это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и(или) смены, в соответствии со ст. 100 ТК РФ, устанавливается колдоговором, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета работы, или табель (составляемый по окончании месяца, с его использованием подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим варианты оплаты труда с различными режимами труда и образец графика выхода на работу сотрудников, а также другие примеры документов.

Итак, в соответствии со ст. 91 ТК РФ , нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организуеут работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13. Скачать образец графика рабочего времени на месяц по унифицированным формам можно в конце статьи.

В каких случаях оформляется рабочий график

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.

Необходимость ведения графика учета рабочего времени возникает в случаях:

• ненормированного рабочего времени (ст. 101 ТК РФ );
• работы в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ );
• сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ );
• суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ );
• разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ ).

График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за весь учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.

Чтобы не тратить время на составление собственной формы графика, рекомендуем специалисту по кадрам скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).

Продолжительность учетного периода должна устанавливаться каждой организацией. Следует учитывать, что в качестве месяца целесообразно устанавливать учетный период, если работник ежемесячно отрабатывает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.

Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.

Какие бывают графики работы

Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за период. Таким периодом может быть неделя, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю нужно отработать 40 часов, смена же может длиться и по 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожа, уборщики. О том, какова продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, Трудовой кодекс ничего не говорит, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929 — предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне — то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу — но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия: например, в Приказе Министра обороны РФ от 30.12.2001 N 541 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Предлагаем образец: как составить график работы на 4 человека по 12 часов. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 7.00 до 19.00;
• В — работа с 19.00 до 7.00;
• * — выходной день.

Показанный пример достаточно универсальный — его можно использовать и как образец графика работы продавцов в магазине, образец графика дежурства сторожей на месяц — если их смена длится 12 часов. Чтобы воспользоваться нашим примером, предлагаем скачать график сменности на 2019 год в excel внизу.

Если же необходимо составить график работы уборки — например, в круглосуточном кафе, где уборка должна производиться каждые полчаса, а менеджеры и уборщики работают по 12 часов — подойдет такой образец.

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле либо в компаниях, занимающихся транспортными перевозками, либо в госучреждениях.

График учета рабочего времени на 2019 год(табель): как его заполнить

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница в них заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, и в нем есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 может заполняться с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета посещений сотрудниками фирмы своей работы. В этой форме отсутствует блок для расчета зарплаты, она подлежит расчету в иных регистрах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата сотрудникам, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых для первичных документов установлена законом 402-ФЗ .

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени в целом по организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

В шапке обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.

Образец графика работы скачать в excelвы можете в конце статьи. А сейчас рассмотрим, как рассчитать график работы и правильно его составить.

Пошаговая инструкция оформления

Шаг 1. Оформляем шапку

Приведем образец заполнения графика работы сотрудников на месяц, на примере — февраль 2019 года.

Шаг 2. Заполняем графы 1-3

Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2-3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4-6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2019 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок-неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7-9

Графы 7-9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:

• если для всех работников организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «код вида оплаты» и «корреспондирующий счет» можно ставить над гр. 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если же начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то гр. 7 и 8 заполняются соответствующими данными, в гр. 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10-13

В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель раазрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Скачать шаблон (excel) графика работы можно в конце статьи.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Сроки хранения графика:

• как первичный документ, в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ , — в течение 4 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — в течение 5 лет (закон 402-ФЗ );
• как документы по кадрам и оплате труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (Приказ от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ , отсутствие его, как первичного документа, повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 руб. до 40 000 руб. и отказ в признании в расходах при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ , за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 руб. до 20 000 руб.

Трудовое законодательство предполагает существование различного вида трудовой деятельности. Подавляющее большинство трудоспособного населения в нашей стране имеют график работы 5/2, то есть пять рабочих дней и два выходных. Однако, специфика различных видов трудовой деятельности диктует необходимость наличия других графиков работы.

В некоторых случаях, производство нельзя остановить и работникам приходится трудиться двадцать четыре часа в сути. Но, ни один человек не способен работать не отдыхая, да и трудовое право прямо это запрещает. Что же делать? Есть выход из данной ситуации - сменный график работы. Данный вид трудовой деятельности предполагает работу сотрудников замкнутым циклом, через определенное количество времени, независимо от календарного дня, дня недели, праздников или будней.

Правовое содержание и применение графика

Рассмотрим по подробнее, что такое график сменности. Наличие сменного режима работы не отменяет установленные трудовым правом гарантии и разрешенные правила труда. В обязательном порядке должно соблюдаться правило о 40 часовой трудовой недели. То есть, вне зависимости от наличия сменности работы, суммарно ее продолжительность не может превышать сорок часов в неделю. Допустимая законом переработка должна соответствующим образом оплачиваться или компенсироваться иным способом.

График сменности составляется руководителем подразделения предприятия, в котором практикуется сменность труда. Данный документ дополнительно утверждается руководителем организации и, в виде приказа по фирме, издается кадровым подразделением. График сменности, утвержденный должным образом, обязателен для исполнения не только работниками общества, но и его руководством.

С графиком, под роспись знакомится каждый из заинтересованных работников предприятия, а также их руководство. Вне зависимости от того, на какой день недели приходится смена работника, оплата труда происходит в соответствии с установленными тарифами. Если смена выпадает на не рабочий день или праздничный, обязательные доначисления за работу в такие дни, работникам смены не производятся.

Особенности учета режима работы

За сменный режим работы, а также переработку, в соответствии с графиком сменности, может устанавливаться доплата к основному окладу по занимаемой должности. Дополнительно может предоставляться дополнительный отпуск или иные виды социального поощрения (дополнительное питание, путевки в профилактории и т.д.).

Данное поощрение может предоставляться в связи со сменным видом работы, вредными условиями труда, переработкой или иными причинами. Правила предоставления дополнительного материального стимулирования работников должно в обязательном порядке закреплено внутренним, локальным актом фирмы-работодателя, например положением о премировании работников общества.

Ниже расположен один из вариантов графика сменности, форма которого утверждена соответствующими органами исполнительной власти нашей страны. Однако, в зависимости от иных обстоятельств, могут применяться и другие формы данного документа.

График сменности

Открытое аакционерное общество Утверждаю
«______________________» Заместитель генерального директор График сменности ___________ ________________ /_____________/
(месяц)

_____________________________ "___" ___________ 201__ года.
(наименование структурного подразделения)