Информационная система "бэст-офис". Программа «Бэст-Офис»: автоматизируем «упрощенку Структурными элементами инфо явл

Создать новое предприятие можно с помощью мастера. Вызов мастера осуществляется либо из окна выбора открываемого предприятия с помощью кнопки Создать , либо из главного меню системы с помощью команды «Предприятие – Создать предприятие» (указатель панели навигации должен находиться при этом на узле). На этапе создания предприятия можно настроить систему учета на нем. При настройке системы учета можно изменить наименование системы учета, запретить или разрешить ввод символов в номер счета. В карточку предприятия вводятся также краткое и полное название предприятия и другие обязательные параметры и сведения, связанные с постановкой на налоговый учет.

Порядок заполнения справочников системы, наиболее соответствующий технологии работы с программным комплексом, предусматривает следующую последовательность занесения информации в реестры.

1. «Настройка – Операторы системы» . Здесь можно ввести всех пользователей (операторов) «БЭСТ-ОФИС» в данной организации. Администратор системы автоматически попадает в список пользователей. Для каждого оператора задается код и при необходимости личный пароль.

2. «Справочники – Коды и курсы валют – Коды валют» . Здесь задается полный список валют, используемых в системе. Краткий список валют имеется в стандартной поставке.

3. «Справочники – Коды и курсы валют – Курсы валют» . Для каждой валюты, которая определена в справочнике кодов валют, могут вводиться курсы этой валюты по отношению к валюте учета, заданной при создании предприятия. Первоначальное заполнение этого реестра является необязательным, так как при необходимости система сама запросит курс соответствующей валюты на определенную дату уже во время работы.

4. « Налоги – Справочник налогов» . В этом реестре содержится список налогов, используемых в системе. Все налоги, входящие в стандартную поставку, имеют признак «системный». При необходимости пользователь может добавлять в реестр или удалять свои карточки налогов или изменять ставки системных налогов. Удалять карточки системных налогов нельзя.

5. « Налоги – Налоговые модели» . Система в стандартной поставке содержит ряд стандартных налоговых моделей, которые могут использоваться при формировании документов. Если их недостаточно для работы, можно добавить собственные налоговые модели.

6. «Настройки – Виды карточек системы» . В этом реестре представлен полный перечень картотек системы. Набор картотек определяется разработчиком и не может быть изменен пользователем. Однако пользователь может определять правила формирования номеров карточек, а также создавать и/или изменять печатные формы карточек. Для некоторых карточек пользователю предоставлена возможность редактировать или добавлять поля на закладке Дополнительные поля.

7. «Настройка – Виды документов системы» . Каждый документ системы имеет определенный вид. В стандартной поставке содержится большое количество системных видов документов. Пользователь может использовать их, а также создавать собственные виды документов.

8. «Настройка – Виды операций системы» . В этом разделе можно ввести дополнительные виды операций для журналов платежей, движения запасов, движения имущества, авансовых отчетов и бухгалтерских справок. Вид операции определяет способы обработки полей документа. Однотипные виды операций каждого журнала объединены в категории. Категория определяет правила работы конкретной операции. Каждый вид операции связан с видом документа, налоговой моделью, типовой проводкой. Эта настройка осуществляется после создания нового вида операции в соответствующих режимах. В стандартной поставке заложены основные виды операций. Изменять их не рекомендуется.

9. «Справочники – Справочник партнеров – Группы партнеров» . Поскольку количество партнеров предприятия может быть достаточно велико, можно объединить партнеров в группы призвольным образом. В этом разделе задается список групп партнеров. В справочнике должна присутствовать хотя бы одна запись.

10. «Справочники – Справочник партнеров – Картотека партнеров» . Здесь можно ввести список партнеров, т.е. всех физических и юридических лиц, с которыми взаимодействует предприятие. Список партнеров может быть легко пополнен в процессе работы при оформлении первичных документов.

11. «Справочники – Номенклатура предприятия – Группы номенклатуры» . Справочник надо заполнить до начала заполнения Справочника артикулов. Заполнение справочника должно быть обязательным, т.к. организация складского учета в дальнейшем настраивается в разрезе групп номенклатуры.

12. «Справочники – Номенклатура предприятия – Справочник артикулов» . Данный справочник предназначен для ввода списка товаров и услуг, которые могут являться объектами хозяйственной деятельности предприятия. Заполнение справочника можно осуществлять при оформлении приходной накладной.

13. «Кадры – Справочники кадрового учета – Справочник должностей» . В этом реестре содержится список должностей, используемых на предприятии. Этот справочник можно заполнить предварительно или в процессе заполнения информации о кадровом составе предприятия.

14. «Кадры – Структура организации» . Этот реестр содержит список подразделений предприятия. Данные о подразделении используются в карточке сотрудника, поэтому этот раздел является обязательным для заполнения. Заполнить данный справочник можно предварительно или в процессе работы.

15. «Кадры – Личные карточки сотрудников» . В этом реестре содержатся сведения обо всех сотрудниках предприятия.

16. «Зарплата – Справочники ЗП – Графики работ» . Здесь содержится список графиков работ, используемых в лицевых счетах сотрудников. В стандартной поставке присутствует один график, но Вы можете добавить и свои собственные.

17. «Зарплата – Справочники ЗП – Виды оплат» . В этом справочнике содержатся карточки видов начислений, удержаний и выплат, которые могут использоваться при расчете заработной платы.

18. «Зарплата – Лицевые счета сотрудников» . В этом справочнике содержится реестр лицевых счетов сотрудников. Лицевые счета создаются автоматически на основании личных карточек сотрудников. Лицевые счета содержат сведения, необходимые для начисления зарплаты.

19. «Главная книга – Настройка раздела – Рабочий план счетов» . В стандартной поставке имеется заложенный разработчиками типовой план счетов бухгалтерского учета. Вы можете отредактировать его. Однако при этом надо помнить, что на основании типового плана счетов настроены все типовые проводки и формы внешней отчетности. Поэтому при внесении изменений в стандартный рабочий план счетов нужно учесть возможные последствия и при необходимости произвести соответствующие настройки.

20. «Главная книга – Настройка раздела – Вступительный баланс» . Режим предназначен для ввода баланса предприятия по счетам бухгалтерского учета на дату начала работы с программой.

21. «Главная книга – Настройка раздела – Типовые проводки» . В этом реестре содержатся шаблоны типовых проводок. Пользователь может использовать типовые проводки, настроенные разработчиками, а также создавать, редактировать и удалять свои типовые проводки.

22. «Налоги – Налоговый план счетов – Рабочий план счетов» . В стандартной поставке имеется настроенный разработчиками план счетов, предназначенный для учета доходов и расходов предприятия в целях ведения налогового учета.

23. «Налоги – Налоговый план счетов – Вступительный баланс» . Режим предназначен для ввода вступительных остатков для корректного ведения в дальнейшем налогового учета.

24. «Запасы – Справочники подсистемы – Справочник учетных политик» . Режим предназначен для учета различных методов списания запасов со склада. При создании новой учетной политики необходимо указать методы списания для ТМЦс сортовым методом хранения, порядок списания партий для ТМЦ с партионным методом хранения и вхождение налогов в себестоимость ТМЦ на складе.

25. «Запасы – Справочники подсистемы – Картотека объектов учета» . Режим предназначен для формирования объектов учета ТМЦ. Для каждого объекта учета определяется отдельный счет/субсчет бухгалтерского плана счетов.

26. «Запасы – Справочники подсистемы – Справочник мест хранения» . Здесь содержится список мест хранения ТМЦ на предприятии. Для каждого места хранения должна быть определена схема хранения ТМЦ. Схема хранения ТМЦ формируется в разрезе групп номенклатуры. Заполнение этого справочника должно осуществляться до начала оформления документов движения ТМЦ.

27. «Платежи – Кассы и счета в банках» . В этом разделе заполняются сведения о кассах и банковских расчетных счетах предприятия. Справочник должен быть заполнен предварительно, т.к. без заполнения этого справочника невозможно формирование денежных документов.

В системе «БЭСТ-ОФИС» заложен принцип параллельного ведения двух самостоятельных систем учета – бухгалтерской и налоговой. Организация налогового учета в системе позволяет в соответствии с требованиями главы 25 Налогового кодекса РФ формировать аналитические регистры и производить расчет налоговой базы для исчисления налога на прибыль. Аналитические регистры налогового учета составляются на основе первичных бухгалтерских документов.

Для учета доходов и расходов в целях ведения налогового учета в системе «БЭСТ-ОФИС» используется специальная система счетов учета – налоговый план счетов. Проводки на налоговые счета формируются на основе первичных документов одновременно с проводками по бухгалтерским счетам, что позволяет значительно сэкономить время и избежать возможных ошибок.

Помимо ручного заполнения реестра «Журнал проводок», в системе имеется возможность использования настроенных типовых проводок. Использование механизма типовых проводок позволяет избежать ввода однотипных данных – достаточно указать имя типовой проводки. В поставку системы входит набор настроенных шаблонов типовых проводок. Эти проводки называются системными, их запрещено удалять, и не рекомендуется изменять их алгоритмы.

Система БЭСТ-ОФИС, разработчик компания «БЭСТ», является простым и мощным инструментом учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятий малого и среднего бизнеса. Отличительной особенностью системы является нацеленность на управление бизнесом. При всеобщей нехватке оборотных средств единственный путь к стабильному развитию предприятия - переход от интуитивного управления к регулярному менеджменту. Программный комплекс БЭСТ-ОФИС не только оказывает помощь в решении этой задачи, но и является своеобразным учебным пособием по управлению предприятием. Использование встроенного языка программирования позволяет при необходимости адаптировать систему практически к любым потребностям бизнеса.

Программный комплекс БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации ведения управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны - максимально облегчить труд работников бухгалтерии, с другой - предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации о состоянии дел на предприятии для принятия управленческих решений.

Система БЭСТ-ОФИС состоит из логически обособленных и в то же время взаимосвязанных между собой подсистем. Каждая подсистема соответствует отдельному участку учета:

подсистема Платежи;

подсистема Расчеты;

подсистема Закупки;

подсистема Запасы;

подсистема Продажи;

подсистема Налоги;

подсистема Главная книга;

подсистема Имущество;

подсистема Кадры;

подсистема Зарплата;

подсистема Бюджеты;

подсистема Справочники;

подсистема Настройка.

Преимущества программы:

ведения нескольких юридических лиц;

разбиение проводок на хозяйственные операции;

наличие типовых хозяйственных операций;

самостоятельна настройка типовых хозяйственных операций;

наименование счетов/субсчетов в цифровом и буквенном представлении;

возможность вести учет в любой систем налогообложения без дополнительной переустановки;

ввод хозяйственных операций вручную;

возможность фильтрации журнала проводок;

наличие типовых документов;

набор стандартной отчетности;

набор произвольной отчетности;

возможность создания новых документов;

возможность создания новых стандартных отчетов;

возможность создания новых произвольных отчетов;

возможность изменения документов.

Недостатки:

является закрытой системой и не может быть изменена пользователем;

компания-разработчик сама проводит модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения и обновления версий.

Система БЭСТ-ОФИС обеспечивает ведение оперативного и бухгалтерского учета на предприятиях малого бизнеса и предназначена для руководителей предприятий, менеджеров, работников склада и бухгалтерии. Она позволяет:

Полностью контролировать финансовые потоки;

Управлять товарными запасами предприятия;

Регулировать отношения с бизнес – партнерами;

Формировать необходимую бухгалтерскую и налоговую отчетность.

В системе БЭСТ-ОФИС реализованы следующие функции:

Учет финансов;

Учет взаиморасчетов;

Управление закупками;

Управление запасами;

Управление продажами;

Налоговый учет;

Бухгалтерский учет

Учет заработной платы

Учет имущества

Учет кадров

Система БЭСТ - ОФИС предназначена не только для бухгалтерской службы предприятия, но и для использования оперативными и управленческими работниками. Это предполагает наличие двух видов учета:

Оперативный учет;

Бухгалтерский учет.

Оперативный учет предназначен для менеджеров предприятия, выполняющих учет операций по снабжению и продажам товарно-материальных ресурсов работ и услуг. Сам учет заключается в регистрации первичных документов по платежам, закупкам, продажам и хранению запасов на складах предприятия. Программа поддерживает все необходимые операции в рамках логистики предприятия.

Оперативный учет ведется по правилам, которые отклоняются (или могут отклоняться) от правил, используемых в бухгалтерии и устанавливаемых законодательными актами. Этот учет носит нерегламентированный характер и в качестве главной задачи имеет поддержку внутреннего учета предприятия. Поэтому, на первое место выходят требования быстроты и удобства обработки данных, необходимый уровень аналитичности информации, качество обслуживания клиентов предприятия. Система допускает, что на предприятии ведется только оперативный учет хозяйственной деятельности, а бухгалтерский учет или отсутствует, или ведется другими способами.

Бухгалтерский учет ориентирован на бухгалтерскую службу предприятия и заключается в соответствующей регистрации документов первичного учета, формированию проводок по счетам бухгалтерского учета и получению на этой основе полного набора внутренней, внешней и налоговой отчетности предприятия.

Система БЭСТ - ОФИС может работать только как система оперативного учета и управленческой отчетности (т.е. подсистема Бухучет не используется). Оперативный учет можно начать вести сразу после установки системы, поскольку нет необходимости в предварительной настройке плана счетов и вводе остатков по синтетическим счетам. Система не требует обязательного заполнения справочников (кроме справочника Кассы и счета в банках и Справочника складов, которые должны быть заполнены перед началом работа с подсистемой оперативного учета).

Международная организация по стандартизации предложила семиуровневую архитектуру взаимодействия открытых систем: 1. Физический - определяет некоторые физические характеристики каналов. На этом уровне предъявляются требования к характеристикам кабелей и разъёмов, к электрическим характеристикам сигналов (напр., скорость передачи сигнала). 2. Канальный - определяет правила управления передачей данных между двумя узлами сети. Обеспечивает контроль корректности передачи с блокировкой информации: каждый блок информации снабжается контрольной суммой. В соответствии с современным уровнем развития техники этот контроль реализуется и на аппаратном уровне: модем позволяет проверить наличие ошибок при передачи и при обнаружении ошибок сам запрашивает повторную передачу. На аппаратном уровне решаются вопросы сжатия и раскомпрессировки передаваемых данных в режиме, прозрачном для пользователя, что обеспечивает увеличение скорости передачи данных. 3. Сетевой - обеспечивает управление протоколов, маршрутизацию. Распространяется на соглашение о правилах блокировки данных и правилах организации адресации. По одному каналу могут передаваться данные с разных модемов, что обеспечивает более полную загрузку каналов, предполагает правила взаимодействия разнородных сетей. 4. Транспортный - отвечает за стандартизацию обмена данными между программами, которые находятся на различных ЭВМ сети. 5. Сеансовый - определяет правила диалога прикладных программ, правила рестарта, правила доступа к сетевым ресурсам. Фактически контролирует право на доступ. 6. Представительный - определяет форматы данных, алфавиты и коды представления спецсимволов, псевдографических символах и т.д. Уровень состоит из многих синтаксических таблиц (телетайп, ASCII, видеотекс и т.д.). 7. Прикладной - занимается поддержкой прикладного процесса конечного пользователя. В отличие от 6 уровня, этот уровень имеет дело с семантикой данных. Содержит сервисные элементы для поддержки прикладных процессов, таких, как управление трудовыми ресурсами, обмен финансовыми данными, передача/приём языка программирования и обмен деловыми данными.

Каждый уровень "навешивает" свою порцию информации к пакету по мере прохождения (кроме физического). Все уровни можно разделить на 4 группы: " в локальной сети (1-2); " межсетевая связь (3-4); " логическая связь (5); " уровень взаимодействия с приложением (6-7).

Реляционные модели данных Реляционная модель является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблицы. В теории множеств таблице соответствует термин отношения, который дал название этой модели. Имя таблицы соответствует имени отношени, имена столбцов - именам атрибутов, а строки - кортежам. Для нее имеется развитый математический аппарат - реляционные исчисления и реляционная алгебра, где для баз данных (отношений) определены теоретически-множественные операции (объединения, вычитания, пересечение, соединение и др.). Достоинством РМД явл. сравнительная простота инструментальных средств ее поддержки, а недостатком - жесткость структуры данных (невозможность задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости ее работы от размера БД. Для многих операций, определенных в такой модели, может оказаться необходимым просмотр всей БД.

С 1 января 2003 года многие представители малого бизнеса (организации и индивидуальные предприниматели) перешли на упрощенную систему налогообложения (УСН). Напомним, что порядок ведения учета по УСН регламентирован главой 26.2 НК РФ в редакции Федерального закона от 31.12.2002 №191-ФЗ.Одним из программных продуктов, автоматизирующих ведение учета по УСН, является система «БЭСТ-ОФИС», выпускаемая компанией «Интеллект-Сервис». Рассмотрим основные подходы к организации учета по УСН, используемые в этом программном продукте.«БЭСТ-ОФИС»: основные возможности Прежде чем, приступать к рассказу о реализации учета по «упрощенке», опишем основные возможности системы «БЭСТ-ОФИС». Система «БЭСТ-ОФИС» предназначена для малых предприятий оптовой торговли или сферы услуг и решает задачи оперативного, налогового и бухгалтерского учета. Информационными единицами системы являются документы, регистрируемые в различных функциональных разделах. «БЭСТ-ОФИС». В список возможностей системы «БЭСТ-ОФИС» входят планирование и учет финансов, учет расчетов с подотчетными лицами, ведение договоров и контроль взаиморасчетов, складской учет, учет закупок и продаж, учет имущества, кадровый учет и расчет зарплаты, а также подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности. Кроме того, в системе «БЭСТ-ОФИС» присутствует информационно-аналитический блок «Директор», с помощью которого можно анализировать выручку, прибыль, ассортимент и ранжировать клиентов по степени выгодности.

Настройка налоговых режимов

Система «БЭСТ-ОФИС» поддерживает все налоговые режимы, установленные законодательством для малого бизнеса. Это общий режим, УСН и система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД). Настройка налоговых режимов осуществляется в «Карточке предприятия», в разделе «Настройка учета» (Рис.1).Согласно ст.346.14 НК РФ организации и предприниматели, использующие УСН, могут платить единый налог либо со всей суммы доходов (6%), либо с доходов за вычетом расходов (15%). (Заметим, что срок существования объекта «доходы» в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2002г. № 104-ФЗ, истекает 1 января 2005 г.) В этой связи система «БЭСТ-ОФИС» предоставляет возможность выбора любого из двух существующих объектов налогообложения, т.е. «доходы» или «доходы, уменьшенные на величину расходов» (Рис.1).

Рис.1 Настройка системы учета при УСН

В режиме настройки учета по УСН указываются дата начала и дата окончания применения данного налогового режима. В условиях вновь создаваемого предприятия значение параметра «Дата начала» должно соответствовать дате начала деятельности организации или предпринимателя и совпадать с датой, указанной в «Карточке предприятия» как дата начала работы с системой. Поле «Дата окончания» заполняется в том случае, если налогоплательщик теряет право применения УСН. В него нужно внести дату окончания квартала, предшествующего тому кварталу, начиная с которого налогоплательщик переходит на общий режим налогообложения. Настройка ставок единого налога осуществляется в «Справочнике налогов» подсистемы «Налоги». Налоговая ставка, используемая по умолчанию, помечается флажком.В число наиболее важных понятий УСН входит понятие минимального налога, сформулированное в ст.346.18 НК РФ и актуальное для налогоплательщиков, избравших объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов». Минимальный налог исчисляется как 1% от доходов, определяемых согласно ст. 346.15 НК РФ. Он представляет собой сумму, которую организации или предприниматели должны перевести в бюджет, если сумма единого налога, исчисленная в общем порядке, оказалась меньше 1% от суммы полученных доходов. Данная ситуация также учтена в системе «БЭСТ-ОФИС».

Виды операций

Важно, что система «БЭСТ-ОФИС» позволяет управлять перечнем операций, подлежащих отражению в УСН.Список видов операций, настроенных разработчиком, располагается в режиме «Настройка – Виды операций системы». Если операция того или иного вида должна быть отражена в Книге учета доходов и расходов, для этого нужно открыть ее карточку, перейти на закладку «Параметры» и включить параметр «Упрощенная система налогообложения». Данный параметр присутствует в настройках видов операций, относящихся к журналам «Наличный расчет», «Безналичный расчет», «Авансовые отчеты», «Журнал начисления амортизации», «Журнал движения имущества», «Акты выполненных работ», «Журнал движения запасов», «Справки для КДР (Книги учета доходов и расходов)» (Рис.2).

Рис.2 Карточка вида операции, отражаемой в УСН

Наличие такого параметра означает, что документ, оформляющий данную операцию, может учитываться в УСН. Если налогоплательщик выбрал принцип налогообложения «УСН», то в электронных формах документов, относящихся к перечисленным выше журналам, на закладке «Налоги» будет присутствовать параметр «Сделать запись в КДР», доступный для редактирования (Рис.3). Данный параметр служит для управления записью документа в Книгу учета доходов и расходов. Если дата проведения документа попадает в период действия УСН, то при создании таких документов параметр «Сделать запись в КДР» устанавливается согласно настройке параметра «Упрощенная система налогообложения», выполненной в карточке соответствующего вида операции. При этом пользователь может изменить значение данного параметра вручную, т.е. «включить» или «отключить» запись документа в книгу учета доходов и расходов.

Рис.3 Управление записью документа в Книге учета доходов и расходов

В связи с тем, что при применении УСН учет доходов и расходов ведется кассовым методом, для «Акты выполненных работ», «Журнала движения запасов» и «Журнала движения имущества» этот параметр рекомендуется включать в карточках приходных операций, причем только для операций безвозмездной передачи, которые должны быть учтены в качестве доходов. Для расходных операций данный параметр следует включить только в том случае, если в качестве объекта налогообложения используются «доходы, уменьшенные на величину расходов». В частности, это позволит списывать на расходы себестоимость покупных товаров при их реализации (в том случае, если поставщику уплатили за эти товары).Что касается таких журналов как «Наличный расчет», «Безналичный расчет» и «Авансовые отчеты», если объектом налогообложения являются доходы, уменьшенные на величину расходов, параметр «Упрощенная система налогообложения» должен быть включен как для приходных, так и для расходных операций, влияющих на формирование налоговой базы при кассовом методе.Следует отметить, что в Книге учета доходов и расходов можно учитывать суммы, отличные от сумм документов. Такая возможность обусловлена ст.346.17 НК РФ, регламентирующей порядок признания доходов и расходов. Для реализации данной возможности в электронной форме на закладке «Налоги» имеется специальное поле, предназначенное для ввода суммы, отражаемой в Книге учета доходов и расходов (КДР). По умолчанию в данное поле система заносит сумму этого документа со всеми налогами. Однако, в зависимости от ситуации, в него могут быть внесены коррективы.Если перечень видов операций, включенных в поставку программы, недостаточен для конкретного пользователя, он может дополнить его самостоятельно.

Учет: основные подходы

Учет товарно-материальных ценностей в системе «БЭСТ-ОФИС» начинается с настройки подсистемы «Запасы», выполняемой в разделе «Справочники подсистемы». Заполняя «Справочник учетных политик», следует обратить внимание на закладку «Налоги по УСНО». Она предназначена для указания тех налогов, которые включаются в себестоимость. Поскольку при покупке товарно-материальных ценностей НДС в момент оплаты сразу учитывается в качестве расхода, то его можно не указывать в элементах учетных политик, описываемых на данной закладке. Это делается, чтобы при реализации товаров вторично не списывать НДС, уже учтенный в качестве расхода. Закладка «Налоги» должна быть заполнена из расчета «на будущее»: если в период работы по УСН налогоплательщик утратит право на ее применение и перейдет на общий режим.Если в процессе хозяйственной деятельности возникает необходимость приобретения основных средств и нематериальных активов, то следует выполнить настройку подсистемы «Имущество», заполнив справочники «Учетные политики» и «Объекты учета». Как уже было сказано ранее, налогоплательщики, перешедшие на УСН, не освобождаются от бухгалтерского учета основных средств и нематериальных активов. Поэтому, работая с данными справочниками следует аккуратно заполнить все исходные данные по ведению бухгалтерского учета. Для бухгалтерского учета различных объектов основных средств и нематериальных активов могут использоваться различные учетные политики, а следовательно, разные методы списания амортизации для целей бухгалтерского учета. Однако, согласно порядку принятия расходов, установленному для УСН, вновь созданные организации и вновь зарегистрированные предприниматели, избравшие объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», имеют право принимать в качестве расходов стоимость приобретения основных средств в момент их ввода в эксплуатацию, если они были оплачены, либо в момент оплаты, если введенные в эксплуатацию основные средства не были оплачены. Поэтому в каждой карточке «Справочника учетных политик» на закладке «Налоговый учет», в поле «Метод амортизации» надо указать вариант «Списывать на затраты». Затем в справочнике «Объекты учета» необходимо описать нужное количество новых объектов учета с соответствующими учетными политиками.Так как налогоплательщикам, применяющим УСН, нецелесообразно отказываться от ведения полнообъемного бухгалтерского учета, скажем несколько слов о настройках, предназначенных для решения данной задачи. Прежде всего, в типовом плане счетов на счетах учета затрат, следует открыть субсчета, соответствующие видам расходов, принимаемых в УСН. Это расходы на приобретение основных средств, нематериальных активов, арендные платежи и т.д. Далее, в шаблоны типовых проводок нужно включить проводки, соответствующие потребностям налогоплательщика при учете по УСН. Поговорим о порядке учета некоторых хозяйственных операций. Приобретение товаров для последующей реализации . В простейшем случае данная операция оформляется платежным документом и приходной накладной (для оприходования на склад товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика). Поскольку налогоплательщик вправе уменьшить доходы от реализации на стоимость приобретения покупных товаров только в момент их реализации, в момент оплаты за эти товарно-материальные ценности он списать лишь величину НДС, уплаченного поставщику. В этом случае в документе на оплату (в данном случае – платежном поручении), в поле «Сумма для КДР» следует указать сумму НДС. Что касается приходной накладной, то она оформляется в обычном порядке. Однако для того, чтобы при формировании фактической стоимости учитывались налоги, указанные в «Справочнике учетных политик» на закладке «Налоги по УСНО», необходимо, чтобы в накладной на закладке «Налоги» был включен параметр «Учитывать по УСН». Дата формируемой накладной должна попадать в период действия УСН.Реализация товарно-материальных ценностей. Напомним, что в соответствии со ст.346.17 НК РФ доходы организаций и индивидуальных предпринимателей признаются кассовым методом. Иными словами, датой признания дохода считается дата поступления денежных средств на счета в банках или в кассу предприятия. Поэтому независимо от того, поступила ли оплата за отгруженные покупателю товарно-материальные ценности (за предоставленные услуги или выполненные работы), или же просто получен аванс в счет предстоящей отгрузки – поступившие денежные средства признаются доходом. Следовательно, денежный документ, оформляющий приход этих средств, должен быть помечен как подлежащий записи в КДР. Расходы на приобретение товаров могут быть учтены в момент их реализации только в том случае, если налогоплательщик уже рассчитался за продаваемые товары с поставщиками. В этом случае расходную накладную нужно пометить, как подлежащую записи в КДР, а в поле «Сумма для КДР» оставить значение складской себестоимости реализованных ТМЦ, подставляемое программой автоматически (Рис.4). Расчет себестоимости производится в разрезе учетных политик.Рис.4 Расходная накладная, закладка «Налоги» Признание расходов на основании авансовых отчетов. Как известно, расходы, принимаемые в рамках УСН, могут осуществляться за наличные средства, выданные под отчет персоналу. При обработке авансовых отчетов, а именно строк, где находятся сведения о целях расходования выданных средств (т.е. данные о фактических расходах сотрудника), в КДР попадут только строки, помеченные как подлежащие отражению в упрощенной системе. В строках будут проставлены ссылки на дату и номер соответствующих авансовых отчетов.

Книга учета доходов и расходов

Ведение книги учета доходов и расходов осуществляется в подсистеме «Налоги». В условиях программы «БЭСТ-ОФИС» – это реестр, в который включаются документы, помеченные, как подлежащие записи в данную книгу и где осуществляется создание «Справок для КДР». В свою очередь, справки для КДР представляют собой документы специального вида, предназначенные для оформления любых нестандартных операций по учету доходов и расходов (в т.ч. они могли применяться для включения убытков прошлых периодов в налоговую базу текущего периода – согласно ст.346.18 НК РФ)), и в том числе сторнирования ошибочно введенных документов. При необходимости Книгу можно вывести на печать – в установленной законодательством форме.

Рис. 5 Книга учета доходов и расходов

Учет зарплаты

Программы «БЭСТ»

Общий вид программы "БЭСТ-ОФИС"

Программный комплекс БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации ведения управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны - максимально облегчить труд работников бухгалтерии, с другой - предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации о состоянии дел на предприятии для принятия управленческих решений.

БЭСТ-ОФИС является полнофункциональной системой. После установки и настройки системы не требуется приобретать и устанавливать какие-либо дополнительные компоненты. Используя входящий в поставку встроенный язык программирования VBA (Visual Basic for Applications), пользователь может практически неограниченно наращивать функционал системы собственными силами. При этом можно в полной мере воспользоваться преимуществами интегрированной среды MS Office, например, подключить к БЭСТ-ОФИС MS Word и создавать любые документы и отчеты, используя все возможности этого текстового процессора.

Продуманная система представления информации с большим количеством настроенных управленческих отчетов делают БЭСТ-ОФИС надежным средством информационной поддержки принятия управленческих решений. Входящие в состав БЭСТ-ОФИС модуль ведения и контроля договорной деятельности, модуль формирования бюджетов предприятия и система учета взаиморасчетов помогут управленческому персоналу проанализировать и оптимальным образом организовать работу предприятия. Аналитическая система Директор, предназначенная для руководства, позволяет в режиме реального времени осуществлять контроль материальных и финансовых потоков и анализировать сводные результаты деятельности предприятия.

Функциональные возможности системы

Система БЭСТ-ОФИС состоит из логически обособленных и в то же время взаимосвязанных между собой подсистем. Каждая подсистема соответствует отдельному участку учета:

• Подсистема Платежи
• Подсистема Расчеты
• Подсистема Закупки
• Подсистема Запасы
• Подсистема Продажи
• Подсистема Налоги
• Подсистема Главная книга
• Подсистема Имущество
• Подсистема Кадры
• Подсистема Зарплата
• Подсистема Бюджеты
• Подсистема Справочники
• Подсистема Настройка

Подсистема Платежи

ведение оперативного и бухгалтерского учета наличных и безналичных денежных средств предприятия
• Наличие и движение денежных средств
• Реестр банковских выписок
• Кассовая книга
• Учет выдачи зарплаты по платежным ведомостям

Подсистема Расчеты

оперативный учет расчетов по обязательствам, возникающим в результате совершения различных сделок
• Ведение картотеки расчетов с партнерами.
• Контроль дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе сделок и по партнеру в целом.
• Начисление и списание задолженности.
• Проведение взаимозачетов.
• Расчеты с подотчетными лицами.
• Подготовка отчетов.

Подсистема Закупки

учет закупок материальных запасов; ведение сделок по закупкам с контролем исполнения по срокам, спецификациям и суммам; учет товаров, принятых на консигнацию
• Оформление (регистрация) договоров и счетов на закупку товарно-материальных ценностей в любой валюте.
• Контроль исполнения договорных обязательств по этапам договоров.
• Оформление актов выполненных сторонними организациями работ или оказанных услуг.
• Оформление товарных и платежных документов в любой валюте на основании договоров и счетов.
• Оформление договоров консигнации.
• Отчеты по сделкам закупки.

Подсистема Запасы

ведение картотеки товаров предприятия, учет движения и остатков материальных запасов на складах предприятия
• Поддержка произвольного количества мест хранения материальных запасов с использованием различных схем хранения.
• Оперативный и бухгалтерский учет товарных запасов в стоимостном и натуральном выражении.
• Оформление документов товародвижения в любой валюте.
• Ведение партионного и сортового учета запасов на складах.
• Контроль сроков годности для партионных товаров.
• Поддержка различных учетных политик и способов списания материальных запасов.
• Возможность калькуляции фактической себестоимости поступивших ТМЦ с учетом сопутствующих затрат (услуг).
• Расчет себестоимости запасов.
• Картотека складского учета и партий запасов.
• Учет товаров на складе в разрезе собственников.
• Отчеты по движению товаров.

Подсистема Продажи

учет продаж материальных запасов, работ и услуг; ведение сделок по продажам с их полным контролем; формирование прейскуранта; учет товаров, переданных на консигнацию
• Оформление договоров и счетов на продажу в любых валютах.
• Контроль исполнения многоэтапных договоров.
• Оформление актов выполненных работ.
• Ведение произвольного количества прейскурантов.
• Гибкая настройка правил расчета отпускных цен.
• Возможность учета ожидаемого поступления товаров и резервирования заказанных товаров.
• Ведение договоров о передаче товаров на консигнацию.
• Учет движения консигнационных товаров.
• Контроль взаиморасчетов с консигнантами.
• Формирование отчетов по продажам.
• Формирование необходимых печатных форм счетов и договоров.

Подсистема Налоги

ведение классификатора налогов, учет налогов, контроль взаиморасчетов с бюджетом и формирование налоговой отчетности
• Оформление счетов-фактур на отгрузку, оприходование товаров (работ, услуг) и поступление авансов в счет предстоящей отгрузки товаров (работ, услуг).
• Ведение книги покупок и книги продаж.
• Ведение справочника налогов.
• Ведение налогового плана счетов.
• Ведение реестра справок начисления налогов.
• Контроль расчетов с бюджетом по каждому налогу.
• Ведение справочника налоговых моделей.
• Формирование аналитических регистров налогового учета.
• Сбор данных для расчета налоговой базы по налогу на прибыль
• Формирование налоговой отчетности.
• Возможность ведения налогового учета по упрощенной системе налогообложения.
• Расчет единого налога на вмененный доход.
• Формирование книги учета доходов и расходов при использовании упрощенной системы налогообложения.
• Возможность расчета налогооблагаемой базы и сумм налога для каждого налога.

Подсистема Главная книга

Бухгалтерский учет: ведение книги учета хозяйственных операций, ведение реестра проводок, формирование внешней и внутренней бухгалтерской отчетности
• Ведение плана счетов с поддержкой 4 уровней аналитического учета.
• Возможность реорганизации плана счетов.
• Контировка первичных документов.
• Ведение главного журнала и журнала проводок.
• Учет валютных операций.
• Использование механизма типовых проводок при контировке документов.
• Создание новых типовых проводок.
• Ведение справочника статей затрат.
• Формирование оборотно-сальдовой ведомости за любой период.
• Формирование аналитических ведомостей за любой период.
• Оформление документов специального вида - бухгалтерских справок - в любой валюте.
• Учет командировочных удостоверений и доверенностей.
• Формирование внутренней и внешней бухгалтерской отчетности.
• Настройка шаблонов для формирования внешней отчетности.
• Управление бухгалтерскими периодами.

Подсистема Имущество

ведение картотеки учета имущества, учет движения имущества предприятия
• Учет наличия основных средств и нематериальных активов предприятия.
• Учет движения имущества предприятия (поступление основных средств, их списание и внутреннее перемещение между подразделениями предприятия и материально-ответственными лицами).
• Ежемесячный, ежеквартальный или ежегодный расчет суммы амортизации основных средств и нематериальных активов.
• Расчет амортизации ОС для целей налогообложения прибыли в соответствии с предусмотренными Налоговым кодексом методами (линейный, нелинейный).
• Учет имущества предприятия, ведущего налоговый учет по упрощенной системе налогообложения.
• Формирование документов по изменению стоимости ОС.
• Оформление операций по переводу ТМЦ со склада в состав ОС.
• Ведение картотеки основных средств предприятия.

Подсистема Кадры

формирование организационной структуры предприятия и ведение кадрового учета
• Учет организационной структуры предприятия.
• Регистрация приемов (увольнений) и перемещений сотрудников в форме приказов.
• Фотоархив работников.
• Печать индивидуальных карточек по форме Т-2, приказов: о приеме на работу, на отпуск и т.п.

Подсистема Зарплата

ведение лицевых счетов сотрудников, расчет зарплаты и начислений в бюджет и внебюджетные фонды, формирование проводок по зарплате
• Ведение лицевых счетов сотрудников.
• Расчет сумм начислений и удержаний в расчетных листках каждого сотрудника.
• Расчет сумм начислений и удержаний, размер которых устанавливается в условных единицах.
• Расчет сумм подоходного, единого социального налога и взносов во внебюджетные фонды в соответствии с действующим законодательством.
• Расчет налогов и взносов при использовании упрощенной системы налогообложения и системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход.
• Формирование платежных ведомостей на выплату заработной платы.
• Формирование расчетных ведомостей.
• Учет льгот инвалидов при расчете единого социального налога.
• Учет доходов с предыдущего места работы.
• Экспорт данных в программы пенсионного фонда (INPUTPSN и OASIS) и в программу Налогоплательщик.
• Формирование Справок о доходах физических лиц и Индивидуальных карточек для учета сумм единого социального налога.
• Автоматическое формирование проводок.

Подсистема Бюджеты

Назначение этой подсистемы - формирование бюджетов компании и контроль соответствия плановых и фактических показателей.

Подсистема Справочники

ведение общесистемных классификаторов, используемых различными разделами программы
• Справочник валют.
• Справочник партнеров.
• Номенклатурный справочник.
• Справочник единиц измерения.
• Справочник регионов.
• Справочник банков.
• Справочник типовых содержаний для формирования документов.
• Справочник статей затрат.

Подсистема Настройка

Средствами данной подсистемы производится настройка основных параметров работы БЭСТ-ОФИС и администрирование системы.

СРЕДСТВА ПРОГРАММИРОВАНИЯ

• Развитие возможностей системы с помощью встроенного языка VBA (Visual Basic for Application)

СРЕДСТВА РАЗРАБОТКИ:

Система реализована средствами MS Visual Studio 6.0, в качестве СУБД используется MS Access 2000.