Эффективный план. Как все успеть или эффективное планирование времени

В статье мы с вами начали разбирать тему управления временем, теперь поговорим о правилах планирования.

Как говорил Бенджамин Франклин «Время – деньги». Эту аксиому мы используем уже более 250 лет.

Но некоторые современные философы бизнеса считают, что время и капитал являются равнозначными понятиями только по двум признакам:

• время и деньги являются ограниченными ресурсами;
• время и деньги имеют стоимость.

По мнению многих других, время гораздо более ценно, потому что:

• вы не сможете получить больше времени ни за какие деньги;
• никто не получает времени больше или меньше вашего.

«У вас есть ровно столько времени, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна» — Джексон Браун;

• деньги можно взять в долг, а время — никогда;
• деньги можно потратить завтра, а время — только сегодня.

Несмотря на расхождение взглядов в вопросе равнозначности времени и капитала очевидно то, что время является ограниченным в любой сфере бизнеса, а планирование является эффективным инструментом для управления этим бесценным ресурсом.

…«Планы — бесполезны, планирование — бесценно» Дуайт Девид Эйзенхауэр, 34-й президент США.

Поэтому, если вы хотите максимально эффективно использовать свой потенциал времени, помните несколько основных правил планирования .

Основные правила планирования:

1. Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.

Если ваша цель не записана, то ее не существует вообще. Список намеченных заданий — это карта, которая не даст вам сойти или отклониться с пути к поставленной цели.

2. Работа с написанным списком запланированных дел увеличивает общую результативность вашей деятельности с первого же дня планирования.

С вечера готовьте список заданий, которые нужно выполнить в следующий день. Благодаря этому вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

3. Работайте по составленному вами списку в течение всего дня.

Если у вас возникнет новая задача, внесите ее в с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным заданиям. После выполнения очередной задачи из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это принесет вам чувство удовлетворенности своей работой, придаст энтузиазма и вдохновит на выполнение следующих задач.

4. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от жизненной цели к плану на день.

По каждому делу ставьте фиксированные сроки, когда она должна быть завершенной. …»Одна законченная результативная задача стоит полусотни полузаконченных задач.» — Малкольм Форбс.

5. Сложное задание всегда делите на мелкие подзадачи.

Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвления» до тех пор, пока процесс выполнения всего задания не станет простым и прозрачным. Здесь вам очень поможет программа MindManager, с помощью которой вы сможете легко создать интерактивную визуальную интеллектуальную карту.

Прежде чем начинать что-либо делать, вспомните про основные правила планировани я и не забудьте о правиле 10/90 : 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени для его решения. И успех вас точно гарантирован!

И напоследок коротенькое видео о планировании своего времени от Стивена Кови, специалиста по вопросам руководства, управления жизнью, преподавателя и консультанта по организационному управлению.

• Как задавать целевые показатели, исходя из предыдущих периодов
• Всегда ли нужно требовать выполнение плана на 100%?

Эффективное планирование, как известно, - ключ к слаженной работе компании, который играет важную роль в ее перспективном развитии.

Планирование помогает в тех моментах, когда нужно принять правильное управленческое решение. Поэтому вы должны ответить на три вопроса:

1. В каком состоянии компания находится сегодня?
2. В каком направлении компания планирует двигаться?
3. Как компания планирует этого достичь, что будет предпринимать?

Началом планирования в компании станет осознание, что нужно предпринять для дальнейшего эффективного функционирования, развития. Успех зависит от следующих факторов:

1. Качество целеполагания в основных ключевых вопросах развития организации.
2. Качество предварительного анализа деятельности предприятия, конкурентов, рынка, товародвижения и пр.
3. Качество оценки конкурентоспособности.
4. Выбор и реализация стратегии.

Какие цели преследует эффективное планирование

1. Стратегические цели – описание компании в будущем. Данные цели затрагивают все сферы деятельности компании. Являются официальными целями, отражающими целенаправленную деятельность предприятия для выполнения поставленных задач в долгосрочной перспективе. За счет стратегических планов могут быть определены сроки на выполнение целей – обычно на 2-5 лет вперед. Предназначено стратегическое планирование для рассмотрения и разработки новых продуктов и возможностей предприятия.

2. Цели для конкретных, самых важных отделов предприятия – тактические цели. Расчет планов данных целей производится на срок не более 2 лет. Тактическое планирование – промежуточное между краткосрочными и долгосрочными периодами. Решает данное планирование комплекс вопросов, которые относятся к достижению целей за счет распределения существующих ресурсов.

3. Операционные или оперативные цели – комплекс задач, поставленных на данный временный период для низших отделов предприятия либо отдельных сотрудников. Реализация оперативных планов производится в краткосрочном периоде времени. Оперативное планирование предполагает построение графиков для индивидуальных работников и отделов.

Чтобы обеспечить максимальную эффективность в деятельности предприятия, должна формироваться иерархическая цепочка поставленных целей.

• Экономическое планирование на предприятии: уроки кризиса

Говорит Генеральный Директор

Михаил Cтрупинский, Генеральный Директор группы компаний «Специальные системы и технологии», Москва; кандидат технических наук

Следует учитывать, что не существует универсального алгоритма планирования. Подходящие методы эффективного планирования зависят от специфики деятельности предприятия – от нюансов производства и продажи продукции. Подобно многим предприятиям, в нашей компании предпочтителен метод планирования от продаж. Мы строим прогнозы двух видов – по продуктам и по каналам сбыта.

Планирование на нашем предприятии призвано решить две задачи: обеспечить эффективную загрузку производственных мощностей и предусмотреть нелинейный характер сбыта товаров. Вот почему к составлению производственных планов у нас привлекаются маркетологи и специалисты отдела развития. Это позволяет учесть рыночные прогнозы (например, ухудшение экономической ситуации или, наоборот, взрывной рост спроса на продукцию).

Чтобы плановых показателей удавалось достичь на практике, современному производству требуется адекватное техническое и информационное обеспечение. В противном случае контроль и оценка результатов деятельности окажутся затруднены. А ведь регулярная фиксация отклонений и анализ их причин – важнейшее средство, позволяющее совершенствовать систему планирования на предприятии

Виды эффективного планирования

1. В зависимости от степени охвата сфер деятельности.

• общее планирование – планируются все сферы деятельности предприятия;
• частное планирование – планируются определенные сферы деятельности.

2. В зависимости от содержания (видов) планирования:

• стратегическое – поиск новых возможностей, создание определенных предпосылок;
• текущее – планирование с увязыванием всех направлений в деятельности предприятия и работы всех структурных подразделений организации на предстоящий финансовый год;
• оперативное – реализуются возможности и контролируется текущий ход производства.

3. В зависимости от объектов функционирования:

• планирование производства;
• планирование финансов;
• планирование сбыта;
• планирование кадров.

4. В зависимости от периодов (охвата отрезка времени):

• краткосрочное на период от 1 месяца до 1 года деятельности предприятия;
• среднесрочное – 1-5 лет;
• долгосрочное – более 5 лет.

5. В зависимости от возможности внесения изменений:

• гибкое – допускаются изменения;
• жесткое – не предполагается внесение изменений.

Говорит Генеральный Директор

Владимир Моженков, Генеральный Директор Компания «Ауди Центр Таганка», Москва

Четыре года назад в одной из командировок в США я познакомился с «принципом трех периодов», который в дальнейшем успешно внедрил в своей компании. Рынок, на котором мы работаем, – растущий, поэтому руководителю отдела очень важно вовремя улавливать рыночные тенденции. Принцип трех периодов позволяет это сделать наиболее эффективно.

Три периода – это три предыдущих квартала. На основании данных этих периодов рисуем график, составляем и корректируем план на следующий квартал. Если говорить о 2016 годе, то план на первый квартал будет формироваться на основе данных второго, третьего и четвертого кварталов 2015 года. Все очень просто – нужно поставить три точки и провести две линии. У вас может получиться один из трех трендов: положительный, отрицательный или неизменный.

Вариант 1. Тренд положительный. Если мы видим на графике положительную динамику, то в плане на следующий квартал можно поставить средние цифры за предыдущие три квартала или цифры последнего квартала. Есть и третий вариант – заложить показатели, которые предлагает руководитель отдела (естественно, они должны быть выше рассчитанных на основе трех периодов). Я сторонник небольшого завышения целей при планировании: моя задача – создать напряжение в компании, чтобы сотрудники не расслаблялись. Если руководитель готов идти на перевыполнение плана, то я просто спрашиваю, какие ему нужны ресурсы.

Вариант 2. Тренд отрицательный. В этом случае главная задача при планировании – остановить развитие ситуации в негативном направлении. В нашей компании такие проблемы возникали, но очень редко. К примеру, за первые три квартала года произошло увеличение дебиторской задолженности – мы планировали два миллиона, а получилось два с половиной. Задача на четвертый квартал – остановить дальнейший рост задолженности и не превышать последний показатель, а на следующий квартал – привести размер дебиторки к плановому показателю, который был установлен ранее (то есть к двум миллионам).

Вариант 3. Тренд не меняется. На растущем и динамичном рынке таких ситуаций быть не должно. Но если все-таки тренд остается неизменным, возможны два варианта планирования на следующий квартал: закладываем те же показатели, которых добились, или ставим планку чуть выше.

После того как руководитель отдела определит тенденцию, он приходит ко мне с графиками. Готовясь к встрече, он должен также проанализировать имеющиеся у него ресурсы и рынок (клиентов, конкурентов). На основе всех данных мы определяем квартальный план. Однако на этом планирование не заканчивается. Я прошу у каждого руководителя отдела представить план по выполнению заявленных планов. Каждый директор должен прописать, как он будет достигать запланированных показателей: ресурсы, сроки, кто отвечает за каждый этап.

Из каких этапов состоит процесс эффективного планирования

1. Составление планов – принятие решений о дальнейших целях предприятия, способах их достижения. Формируется по результатам данного процесса система планов. Объединяет данный этап:

• исследования внутренней и внешней среды организации. Определяются главные компоненты организационной среды, с выделением из них тех, которые действительно важны для предприятия. Проведение сбора и отслеживание информации о данных компонентах, с составлением прогнозов будущего состояния среды, оценкой реального положения компании;
• определение желаемого направления, ориентиров в деятельности, миссия, видение и комплекс целей;
• стратегический анализ. Компания проводит сравнение целей и результатов исследований факторов внутренней и внешней среды, с определением разрыва между ними. Методы стратегического анализа становятся основой формирования разных вариантов стратегии;
• выбирается одна из альтернативных стратегий, выполняется её проработка;
• подготавливается окончательный стратегический план деятельности предприятия;
• подготовка среднесрочного планирования. С подготовкой среднесрочных программ и планов;
• формирование годичного оперативного плана проектов. Это основано на стратегическом плане и результатах среднесрочного планирования;
• выполнение плана;
• контроль выполнения установленного плана.

2. Осуществление плановых решений. В результате этого получаются реальные показатели деятельности предприятия.

3. Контроль результатов. Сравниваются реальные и плановые показатели, создаются предпосылки для корректировки действий предприятия в выбранном направлении.

Факторы, которые нужно учитывать при планировании

1. Ассортимент производимой продукции.
2. Сезонность спроса.
3. Собственная торговая сеть, условия сотрудничества с дилерами.
4. Наличие крупных единовременных заказов (экспортных или внутренних для ключевых поставщиков).
5. Работа на заказ (необходимость соблюдать точные сроки производства, возможности складирования).

Инструменты эффективного планирования

Для анализа среды – основы выработки стратегии развития

1. SWOT-анализ – для определения причин эффективности либо неэффективности в деятельности предприятия, заключается в сжатом анализе маркетинговой информации, на основании которого делается вывод о нужном направлении движения и развития предприятия, устанавливая в конечном результате распределение ресурсов по сегментам. По данным анализа разрабатывается гипотеза либо стратегия для дальнейшей проверки.

2. Конкурентный анализ – является глубоким всесторонним исследованием конкурентного положения организации, с оценкой доступных рынков, чтобы формировать эффективную стратегию предприятия.

3. Сравнительный отраслевой анализ. Объектом данного анализа выступают показатели предприятий одной отрасли. В частности, производительность труда, оборот, рентабельность.

4. Анализ ресурсов – это анализ внутренней среды предприятия.

5. Конкурентный анализ по модели «5 сил» М. Портера.

Для определения миссии и целей организации

1. Мозговой штурм. Является оперативным методом в решении проблемы, основанным на стимулировании творческой деятельности. Для участников обсуждения предлагается высказать по возможности большее количество вариантов, даже фантастические. Потом из всех предложенных идей отбираются самые удачные, которые и будут реализованы на практике.

2. Дерево целей – является структурированной совокупностью целей системы, программы, построенной на иерархическом принципе – с выделением генеральной цели, подчиненными ей целями, поделенными на 1-й, 2-й и последующие уровни, подобно дереву.

3. Бизнес-инжиниринг (business-engineering) основан на системном подходе. Компания является открытой системой, описываемой точно, формально, всестороннее и полно, строя базовые информационные модели предприятия во взаимодействии с моделью внешней среды.

• Метод мозгового штурма: 3 правила принятия правильных решений

Для выбора стратегии и базовых сценариев

1. Метод Бостонской консалтинговой группы (матричный). Показатели, формирующие оценочную матрицу, - темп роста производства, рыночная доля, контролируемая этим предприятием.

2. Метод «Мак-кинси» (матричный). Главные оценочные показатели – конкурентные позиции предприятия и привлекательности рынка.

3. Метод кривых освоения. Основой данного метода является построение зависимости размера затрат на производство и его объема.

4. Модель Shell/DPM – в виде двумерной таблицы, с отражением на осях Х и Y сильных сторон компании и отраслевой привлекательности соответственно.

5. Модель ADL/LC – построена на сочетании 2 параметров, 4 стадий жизненного цикла производства и пяти конкурентных позиций. На основе модели выбирается уточненная стратегия развития предприятия.

6. Метод жизненного цикла товара. В основе данного метода лежит определение стратегических направлений, действий для каждой стадии жизненного цикла товара.

Для разработки базовой стратегии

1. Модель И. Ансоффа. В данной модели развития товара могут использоваться несколько стратегий одновременно. Основана модель на предпосылке, по которой определяться самая предпочтительная стратегия интенсивного роста уровня продаж может на основании решения о продаже существующих либо новых продуктов на текущем либо новом рынке.

Предназначена данная матрица, чтобы описать возможные стратегии компании на растущем рынке. Данная модель предполагает – чтобы обеспечить целостность, в стратегическом плане предприятия должна быть административная и финансовая стратегия.

Финансовая стратегия является совокупностью средств и правил, которые направлены для прироста финансового потенциала предприятия. Административная стратегия предполагает набор соответствующих правил для организационного развития компании.

2. Модель Г. Стейнера. Матрица, которая включает классификацию продуктов и рынков на существующие, новые, однако связаны с существующими, и совершенно новые. По

данным матрицы могут быть выявлены уровни риска и вероятность успехи при разных сочетаниях рынок-продукт.

3. Модель Д.Абеля. Возможно измерения стратегии бизнеса по следующим критериям:

• потребности покупателей;
• обслуживаемые группы потребителей;
• технология, которая применяется для разработки и производства продукта.

Для реализации стратегии

1. Методы сетевого планирования. Главной целью данных методов становится минимизация продолжительности проекта.

2. Структура «Разбиения Работ» - изначальный инструмент для организации работ, обеспечивает разделение всего объема работ согласно структуре их выполнения в компании.

Для оценки и контроля выполнения стратегии

1. Стратегический аудит - является проверкой и оценкой качества работы подразделений предприятия, в которых ведется стратегическое управление.

2. Внутренний аудит – предоставление объективных и независимых гарантий и консультаций для совершенствования деятельности предприятия. Внутренний аудит способствует в достижении поставленных целей, основываясь на последовательной и систематизированной оценке, повышении эффективности процессов у контроля, управления рисками и корпоративного управления.

• Стратегическое планирование развития: 7 этапов разработки стратегии

Эффективное планирование в периоды кризиса

1. Ориентируйтесь на политику импортозамещения. Импортозамещение предполагает налаживание выпуска необходимых продуктов усилиями отечественных производителей. Импортозамещение может проводиться на базе преимущественных рыночных механизмов, либо за счет административного вмешательства со стороны разных политических структур.

Следует продумать, какие из составляющих производства, которые вы ранее закупали за границей, можно приобретать у отечественных предприятий. Следует просчитать бюджет и режим, лишь затем данный пункт вносим в план своего предприятия.

Рассказыват практик

Вячеслав Пузенков, председатель совета директоров группы компаний «Модульные котельные системы»

Перед установлением объемов продаж в плане следует понять, что кризисный рынок способен предложить. Отечественный рынок модульных котельных систем кардинально различается в сравнении с сегментами автомобилестроения либо бытовой техники, учитывая высокую инертность. Здесь главными потребителями выступают компании на рынке долгосрочного строительства торговых, промышленных либо жилых комплексов. При всей экономической нестабильной ситуации оборудование для выработки тепла считается ключевым практически для любых строений.

Помимо инертности, для российского рынка модульных котельных систем характерна практически чистая конкуренция – с множеством участников рынка, которые не могут в значительной мере влиять на среднерыночную стоимость продукции. У всех предприятий здесь практически одинаковые перспективы роста, которые ограничены только спросом.

Мы планируем на 2016-й год рост продаж на 20-25%. Именно данный объем продаж, по опыту прошлых лет, позволяет наращивать производство без необходимости существенных инвестиций.

Достигаем такой результат за счет минимального расширения мощностей производства либо переводя сотрудников на работу по двухсменному графику.

2. Расширяйте и усиливайте коммерческий отдел. После определения желаемого уровня продаж на 2016-й год, следующий этап посвящен составлению плана продаж. Строиться оперативный план (на 1-й квартал) может в разрезе продуктовых групп за полгода, основываясь на отчете коммерческого отдела по сделкам, запланированным на этот период.

Следовательно, менеджеры по продажам могут фиксировать в системе CRM компании, с которыми сотрудничество находится на стадии подписания договора. Каждые 2 недели директору по продажам этот план следует корректировать, основываясь на отчете о совершенных сделках, подготовленном коммерческим отделом. В случае срыва сделки либо прекращении переговоров со стороны клиента, необходимо подключение к процессу и директора по продажам.

Помимо оперативного плана, необходимо составить также тактический (на полгода), который должен тоже основываться на отчете коммерческого отдела. Необходимо приводить в данном плане схему равномерного повышения производственных объемов. При формировании стратегического (годового) плана на основе первых 6 месяцев пропорции 40/60 следует рассчитать количество сделок на 2-е полугодие.

Универсально подходит эта пропорция для множества компаний. Но сложно при экономической нестабильности предугадать развитие ситуации на срок более первого полугодия. Следовательно, нужно ориентироваться в основном на тактический план.

Рекомендуем равномерно распределять рост производства и продаж на 20-25% по 12 месяцев, отразив данную информацию во всех планах. Следом за планированием наступает основная стадия – стимулирование коммерческого отдела. Для этого могут предприниматься шаги в следующих направлениях:

1. Экстенсивный путь. Предполагает расширение коммерческого отдела предприятия. Для выяснения необходимого количества работников для роста продаж на 20-25%, нужно рассчитать «стоимость» своих сейлз-менеджеров, проведя анализ входящего трафика.
2. Интенсивный путь. По данным анализа средней «стоимости» работника, удастся определить – 2-3 новых менеджера на самом деле не смогут сразу принести резкий рост годовой выручки. Следует по данным прошлых лет рассчитать, через какой период новичок способен выйти на требуемый уровень – не ранее 2-3 лет. Поэтому нужно думать не только о расширении коммерческого отдела, но также совершенствовании качества работы за счет роста входящего трафика.

Самые распространные ошибки в планировании

Ошибка 1. План без цели и неверное делегирование полномочий

При планировании нужно, в первую очередь, задаться несколькими основными вопросами. В том числе важно, кому вы поручаете планирование. К примеру, планово-экономический отдел сможет представить прогноз, но не план. В свою очередь, руководство может утвердить план, требовать наличие в нем соответствующих объемов, однако «спускать» план сверху не нужно. В противном случае возлагаться ответственность за выполнение плана будет на руководство, однако о соответствии действительности говорить не приходится. Не должно быть бесцельного составления плана, важно осознавать задачи его разработки.

Ошибка 2. Привязка годового планирования к календарным годам

В компаниях распространена работа со следующей схемой – планирование в конце предыдущего месяца показателей следующего, стремясь их достигнуть все 30 дней. В начале очередного месяца все данные сводятся, со сравнением фактических показателей и первоначальных планов. Естественно желание переноса работающего механизма на годовое планирование. Обычно на данном этапе и возникают проблемы.

Участники планирования иногда плохо осознают правила и нюансы составления планов на год, не желают тратить для этого время. Поэтому работает над годовым планом руководство, ставящее слишком амбициозные задачи перед предприятием, и , которая не очень понимает способы достижения таких целей, поэтому предлагает перенос текущих показателей на следующий год.

В итоге возникает ситуация, когда в плане приведен всеобщий рост, включая стагнирующие филиалы и товары. У менеджеров не будет мотивации выполнять столь нереалистичный план.

Правила эффективного планирования

1. Предоставляйте бизнес-процессы, утверждайте регламент взаимодействия между финансовым, логистическим, производственным и сбытовым подразделениями.
2. Фиксация, анализ и оперативное устранение сбоев взаимодействия между подразделениями.
3. Автоматизация планирования, учета, внедрения системы ERP, системы электронного резервирования продукции сбытовым отделом.
4. Ведение электронного документооборота с соответствующей подготовкой
5. Постоянная работа по оптимизации внутренней логистики предприятия.
6. Своевременность модернизации мощностей производства.

Всегда ли надо требовать выполнение плана на 100%?

Владимир Моженков, Генеральный Директор Компания «Ауди Центр Таганка», Москва.

Еще шесть-семь лет назад мы ввели такое правило: план считается выполненным, если результат находится в диапазоне 95–110%. Это позволяет и стимулировать людей, и создавать полезное напряжение в работе. Кстати, перевыполнение плана свыше 110% – это плохо, ведь снижается качество работы. Иными словами, надо обязательно задавать не только минимальный предел, но и максимальный.

Например, я говорю директору центра прибыли: «Ты молодец, здорово поработал в прошлом году, продал тысячу машин. Я думаю, в этом году, поскольку рынок растет, ты сможешь продать тысячу четыреста или тысячу пятьсот». На что он отвечает: «Какие 1500?! Тут тысячу трудно продать! Открываются новые дилерские центры, клиенты пересаживаются на более дешевые автомобили. Какие 1500?!». И он будет месяц рассказывать о том, как это тяжело. Конечно, он понимает, что от выполнения этого амбициозного плана зависит благосостояние его семьи, но в то же время хочет подстраховаться. Я даю время, чтобы он проникся целью, поверил, что выполнить ее реально, потому что любая цель должна быть измерима, реалистична и достижима. Чтобы он чувствовал себя увереннее, я его подстраховываю, говорю: «Я дам тебе ресурсы, чтобы ты выполнил план на 100%, но если ты выполнишь его на 97%, на 96% или даже на 95%, то будет считаться, что ты план выполнил, и ты получишь все бонусы и премии». И если он после этого выполняет план, допустим, на 98%, на 100% или даже на 103%, я ему говорю: «Видишь? Здорово сработал!». И тренд на графике положительный (хотя динамика и не очень значительная). Но если менеджер выполнил план на 94,99%, то он уже чего-то лишается. На 80–95% – это еще хуже, если же меньше 80% (такого у нас никогда не было), то руководитель не получает никаких бонусов – только голый оклад.

«Модульные котельные системы» - группа компаний создана в 2005 году. Сфера деятельности - реализация услуг и поставка готовых теплоэнергетических решений на рынке блок-модульных котельных и мини-ТЭС. Среди клиентов: «Газпром трансгаз Москва», АПХ «Мираторг», Останкинский мясоперерабатывающий комбинат, Castorama, Samsung Group, Hyundai и др.

Михаил Cтрупинский окончил МBТУ им. Н.Э. Баумана. Работал в ОКБ кабельной промышленности. Автор около 50 научных трудов. Имеет около 50 патентов на изобретения. Почетный строитель России (2006). «Специальные системы и технологии» Сфера деятельности: проектирование, изготовление, монтаж и обслуживание бытовых и промышленных систем кабельного электрообогрева, производство терморегулирующей аппаратуры. Форма организации: OOO. Территория: головной офис – в Москве; производство – в Мытищах (Московская область); представительства и дилеры – в 250 городах мира. Численность персонала: 1500. Годовой оборот: более 3,2 млрд руб. (в 2009 году). Стаж Генерального Директора в должности: с 1991 года. Участие Генерального Директора в бизнесе: владелец.

«Ауди Центр Таганка» входит в группу компаний «АвтоСпецЦентр».

Календарь – один из эффективных инструментов планирования. Любая из нас, начав управлять временем, рано или поздно понимает – без календаря и ни туда, и ни сюда. Действительно, не зря еще в 4236 году до нашей эры древние египтяне сверялись с календарем и определяли, когда и как они будут обрабатывать землю.

В основе любого календаря лежат наблюдения: за солнцем или луной, за приливами и отливами. Но так как самую сложную работу за нас уже сделали, разбив время на сутки, недели и месяцы, займемся делами попроще. Мы будем наблюдать за собой и составлять свой календарь!

Календари бывают разные…

Один из первых календарей, встречающихся в системе флай, это «Семейный Календарь» . Вещь нужная и полезная! Конечно, ваша память превосходна, но лучше записать дни рождения родственников и другие памятные даты вашей семьи. Семейный календарь поможет каждому помнить о разных датах, поэтому важно, чтобы он был общедоступным. Если есть возможность повесить такой календарь на холодильник или стену, мимо которой ежедневно ходят все родственники, то без лишних напоминаний каждый из них сможет планировать время с учетом семейных традиций. Да и вовремя вспоминать про подарки будет легче.

Другой тип календаря – ежедневник ! О нем мы поговорим сегодня. У вас конечно уже есть «Контрольный журнал», он составлен, изредка дополняется новыми заметками, но носить с собой его неудобно.

Для ежедневного планирования я использую календарь-ежедневник, но не датированный. Мне пришлось не один год проверять на прочность планирование с ежедневником, чтобы определиться с лучшим вариантом. Вам тоже следует экспериментировать, наблюдать и пробовать. Я покупала ежедневники с датами А5 формата, покупала большие тетради и альбомы и чертила в них неделю, пробовала маленький блокнотик – в каждой системе меня что-то не устраивало и мешало работать.

Три на три!

Наиболее приемлемый вариант получился после применения системы три на три. Идея заключается в том, чтобы:

• Каждый месяц года разбить на три составляющие: месяц, неделя, день.
• Каждый день представить состоящим из трех частей: утро, день, вечер.
• Помнить, что жизнь состоит из трех сфер: работа, семья-дом, личное время.
• Каждый день ставить ОДНУ цель в каждой из сфер, т.е. планировать три обязательных дела.

Месяц –неделя – день

Для такой системы очень удобны ежедневники без дат. На первом чистом развороте я черчу месяц. Процесс может показаться трудоемким, но сложности возникают только первый раз, дальше все значительно проще.

Начертив весь месяц, я стараюсь прикинуть дела обязательные в этом месяце. Согласитесь, «взрослые» дела достаточно сезонны, и как бы мы ни пытались готовить сани летом, кое-что перенести никак нельзя. Я вношу даты рождения родственников и друзей, записываю, когда надо отправить поздравительные открытки, отмечаю походы к стоматологу, день, когда точно надо оплатить счета, дни отчетов по работе, в общем, все то, что произойдет в месяце грядущем.

Следующий разворот посвящается неделе. Сюда, но уже более подробно вношу обязательные на этой неделе дела: как в будни, так и на выходные.

Дальше начинается самое интересное. Свой день я представляю разделенным на три части: утро, день и вечер. Ночь в этой схеме не учитывается, т.к. я предпочитаю ночью спать, но для сов, возможно деление на день, вечер, ночь. Важно определить какие именно дела вы собираетесь делать, и в какое время суток. Не вызывает сомнений – некоторые дела перенести никак не возможно. Например, я обязательно хожу на базар три раза в неделю, но чтобы купить все необходимое именно у нужной хозяйки вставать следует очень рано, а на базаре быть часам к 7 утра. Разместив обязательные дела по времени, я занимаюсь расстановкой целей.

Не секрет, жизнь каждой женщины вписывается в трио: работа, дом-семья, «я-любимая». Также не секрет, обычно только одной сфере уделяется должное внимание, какая-либо вторая хромает, иногда даже на две ноги, а третья… да, что уж тут вспоминать, третья почти отсутствует. Вот тут-то поможет постановка целей по сферам жизни. На каждый день недели я определяю три обязательных дела, по одному для каждой сферы. Три дела, без свершения которых день будет прожит не полностью! Главное, помнить – нельзя откладывать выполнение дел из какой-либо сферы, вы достойны прожить каждый день жизни полноценно!

Итог

Каждый вечер, минут пять, уделяю анализу дня прошедшего и планированию дня следующего, не забывая сверяться с делами, запланированными на весь месяц. Это очень важно, ведь сначала тяжело контролировать все дела сразу. Если мне сложно придумать дело дня в какой-либо сфере, я пользуюсь «списком отложенных дел». Он очень выручает при постановке целей, и незаметно исчезает при регулярном использовании этого метода.

Каждую неделю я делаю 21 дело, а это не так уж и мало!

Скажите, насколько важно в современном мире планировать свое время?

Уверен, у каждого была ситуация, когда на повестке дня висит множество важных дел. Ты просыпаешься, полный энтузиазма и уверенности, что все успеешь с легкостью. Вот только сначала нужно проверить почту… и в Facebook буквально на пять минут. Внезапно навалилось много мелких дел. Вроде бы и работаешь, но ничего из «важного» так и не сделано! А здесь уже обед близко, да и устал маленько – какая там работа. И что, уже конец дня? Как так-то, ведь я ничего не успел? Настроение ни к черту – день ушел в трубу.

К сожалению, планировать свой день не умеет большинство наших соотечественников. Поэтому огромное количество времени тратится на ерунду, которая в принципе не слишком-то и нужна. Из-за отсутствия конкретного плана на день, неделю, месяц человек теряет драгоценное время, которое можно было бы использовать намного эффективнее и продуктивнее. И конечно, получать от этого в несколько раз большие результаты.

Эффективное планирование рабочего времени – это залог успеха современного человека. Так как научиться планировать время правильно?

Мы собрали 5 наиболее результативных правил, которые помогут вам выжать максимум пользы из каждого прожитого дня. Выполняйте все необходимые дела с легкостью!

А теперь перейдем непосредственно к советам, которые помогут вам правильно планировать свое время.

1. Пишите план задач

План на день должен обязательно присутствовать на бумаге. Идеальная память – это замечательно, но в середине активного и загруженного дня существует большой шанс забыть что-нибудь важное. Если список дел не записан на бумаге – значит, его не существует.

С вечера создайте список дел на завтра и разграничьте их по степени важности на две колонки. Первая – наиболее важные, которые должны быть выполнены в любом случае. Вторая – менее важные, которые можно отложить в случае резкого изменения приоритетов или форс-мажорных случаев.

Блокнот с задачами должен быть рядом с вами весь день. И по мере выполнения пунктов из списка их необходимо вычеркивать. Этим психологическим приемом, вы можете , как говорится, на автопилоте. Ведь каждая выполненная задача – это маленькая победа. А чувствовать себя победителем приятно, и ваше подсознание будет к этому стремиться автоматически. Также , и выполнять их станет проще.

2. Планирование 70/30

Планировать абсолютно все время не нужно, ведь даже истинный педант не сможет придерживаться графика, в котором нет ни минуты люфта. В жизни может случиться всякое – и полчаса на замену спущенного колеса или лишних 15 минут в пробке смогут испортить так идеально распланированный день.

Поэтому планировать необходимо только 70% времени. Это поможет вам использовать свое время максимально эффективно, при этом, не ощущая стеснения и давления. И даже небольшие неожиданности не смогут повлиять на результаты прожитого дня.

Определите необходимое количество времени для каждой задачи. Распланируйте рабочий день с учетом этого времени. Если же день прошел точно по расписанию, то оставшиеся 30% можно уделить другим задачам из списка или посвятить время себе самому или семье – это поможет расслабиться и получить удовольствие от реализованных задач.

3. Наиболее продуктивное время – до обеда

Старайтесь выполнить самые сложные и неприятные задачи безотлагательно, с самого утра. Этот прием называется «сначала съесть лягушку». Когда самая сложная и проблемная задача выполнена, то остальные кажутся совсем простыми и требуют меньше времени на выполнение.

Старайтесь планировать свою работу так, чтобы до обеденного перерыва было выполнено примерно 65-70% всех запланированных задач на день. Утром мозг работает наиболее активно, что позволяет значительно сократить время на выполнение даже сложных задач. Это также поможет , которая не дает заняться работой вплотную – нивелирует мотивацию и «рубит» достижения.

Во время обеда можно уделить время личным вопросам. К примеру, ответить на сообщения, сделать несколько личных звонков. На послеобеденное время рекомендуется запланировать несложные задачи, которые не требуют большого количества усилий – встречи, ответы на письма и т.п.

4. Отдыхать – необходимо

Сосредоточить свое внимание на одной задаче продолжительное время очень сложно. Особенно, если достижение поставленных целей требует большого количества умственных усилий. И чем дальше – тем сложнее удерживать свое внимание на достижении поставленных целей. Естественно, от этого падает продуктивность и увеличивается время выполнения задач.

Отдыхать посреди рабочего часа нужно обязательно! Этот нехитрый шаг поможет вам – оставайтесь в тонусе весь день. Вы можете подобрать удобную для себя схему отдыха, но наиболее эффективной считается 45/15. Это значит, что на 45 минут работы нужно уделять 15 минут отдыха.

Исходя из этого принципа, у всех школьников уроки длятся по 45 минут. С помощью небольшой переменки мозг успевает . А это обеспечивает ему возможность сосредоточенно работать дальше.

Но это не значит, что во время такого мини-отдыха нужно плевать в потолок. Постарайтесь провести его с пользой. К примеру, сделайте зарядку для спины или глаз, проведите уборку за рабочим столом, почитайте книгу или интересную статью, выйдите на небольшую прогулку.

5. Анализируйте и планируйте реалистично

Что толку создавать десятки целей, если в сутках только 24 часа, и выполнять их все и в полном объеме будет нереально? Поэтому старайтесь планировать задачи, которые возможно выполнить в течение дня.

Поначалу это может показаться сложным – ведь заранее никогда не знаешь, сколько времени займет та или иная задача. Чтобы извлечь максимально полную информацию, в конце каждого дня записывайте, сколько задач вы выполнили из запланированных. Как завершение дня делайте надпись: «Выполнено ХХ% задач». Она поможет вам определить, насколько адекватно вы ставите задачи. Если каждый день они выполняются с легкостью, попробуйте увеличить их количество, а если многие задачи остаются нерешенными и переходят на следующий день – попробуйте уменьшить напряжение.

Помните – не нужно взваливать на себя объем задач, который не можете выполнить. и реально оценивайте свои возможности.
Планирование времени – это важнейший навык современного человека. Этот навык можно и нужно совершенствовать. И когда вы овладеете им сполна, то удивитесь, насколько быстро и легко можно решить задачи, которые раньше казались практически невыполнимыми. А чем быстрее вы справляетесь с работой, тем больше времени остается для удовольствий, хобби и семьи. Используйте секреты планирования и сделайте свою жизнь проще. Успехов вам!

С любовью и уважением,
Евгений Дейнеко.

Наверняка с вами бывает так, что в конце тяжелого дня вы чувствуете себя опустошенным не из-за того, что устали, а потому что не достигли ни одной существенной . У каждого из нас имеются оправдания этому: бесконечные встречи, частые отвлечения, срочные дела. Но результат один и тот же - вы не успели сделать ничего из того, что заранее запланировали. Так как же научиться планировать свои дела так, чтобы у вас оставалось время на все – важные задачи, семью, развлечения?

Важность планирования

Если вы планируете эффективно и с умом, то это умение позволяет вам:

• Понимать, за какое время реально достичь определенной цели.
• Убеждаться, что у вас есть достаточно времени для выполнения самых важных задач.
• Планировать время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегать брать на себя такое количество дел, которые вы не сможете выполнить.
• Упорно работать над своими личными и карьерными целями.
• Иметь достаточно времени на семью, друзей, саморазвитие и хобби.
• Достигать .

Время нельзя купить или замедлить, зато его можно потратить впустую и сожалеть о прошлом. Планирование помогает получать удовольствие от настоящего и стремиться преуспеть в будущем.

Как планировать свое время

Многие вещи лучше всего делать прямо сегодня и сейчас, однако начать планировать лучше всего в начале недели или месяца и делать это регулярно. Впрочем, если вы фрилансер, то можете начать сейчас.

Существуют сотни самых разных методик и приложений, которые позволят вам эффективно планировать свое время. Например:

• Wunderlist
• Trello
• Todoist
• Any.do

Эти сервисы удобны, они позволяют вводить легко данные, получать обратную связь в виде графиков и дополнительной информации.

Определите доступное время

Наверняка у вас есть дела, которые вы делаете каждый день и тратите на них определенное количество времени. Есть соблазн включить и его, но будьте реалистами - вам нужно планировать свободное время. Заранее решите, сколько свободного времени потратите на работу, сколько на саморазвитие, а сколько на здоровье, семью и развлечения.

Распланируйте основные действия

Какие действия вам обязательно нужно совершить для того, чтобы гарантированно сделать свою работу хорошо? Исходите именно из этого, не делайте ее плохо, не забирайте это время.

Определите дела с высоким приоритетом

Именно эти дела должны быть на первом месте для вас, что совсем не обязательно означает делать их в первую очередь (для них может быть определенное время, не зависящее от вас). Это значит выделить время для тщательной подготовки.

Например, ваш главный приоритет - изучить за год. Вы записались на курсы и трижды в неделю вам нужно быть в определенном месте с шести до восьми часов вечера. Вы не должны пропустить ни одного урока, позаботиться о том, чтобы не опаздывать на курсы и делать все домашние задания, если они есть. Это ваш главный приоритет. Помните также, что одного посещения курсов будет недостаточно, потому что высоких результатов человек достигнет только когда будет вплетать новый навык в свою повседневную жизнь. В случае с английским это означает читать книги и смотреть фильмы на этом языке. Вы можете делать это не каждый день, но ходить на курсы и быть на них подготовленными обязаны.

Планируйте время для непредвиденных обстоятельств

Типичная ошибка новичков в планировании - думать, что все пройдет именно так, как запланировано. В нашем мире подвести может кто и что угодно: люди, обстоятельства, погодные условия, валютный курс, политика государства, собственный организм. Поэтому будьте мудрее и выделяйте несколько часов на всякий случай.

Распланируйте дискреционное время

Дискреционное время - это время, которое остается между вашими заданиями в том случае, если вы их выполнили раньше, чем предполагали. А также это сознательно выделенный период времени, во время которого вы хотите достичь целей. Все зависит от ваших ценностей и приоритетов. Для некоторых людей это может быть прочтение книжки или просмотр фильма.

Анализируйте свою деятельность

При планировании будет недостаточно пытаться успеть сделать все дела. Вам понадобится искать возможно вечный баланс. Даже самые успешные люди являются крайне гибкими при планировании - они , свой организм и его возможности для того, чтобы с каждой неделей совершенствовать свой список дел. Также вы можете делегировать свои обязанности, просить о помощи и отправлять задачи на аутсорсинг.

Для более глубокого понимания планирования, пройдите курс по . В нем вы сможете узнать о его основах, а также выбрать методику, подходящую именно вам.

Желаем вам удачи!